Como construir uma Rotina de trabalho
Talvez uma das coisas mais difíceis para novos empreendedores, principalmente aqueles que trabalham em casa, seja construir uma rotina de trabalho.
Seja o empreendedorismo a sua segunda fonte de renda ou a fonte de renda principal, é preciso se organizar para conseguir ter uma alta performance.
Quando trabalhamos com consultoria existe uma rotina natural, que é ditada pelos gerentes e pela equipe. Isso para quem trabalha com projeto, como era o meu caso, pois existem definições claras de atividades e prazos, então o gerente e a equipe vão, aos poucos, criando essa rotina.
Em outros empregos acredito que seja parecido, até porque nenhum empregador quer que o tempo de seus funcionários seja desperdiçado, concorda?
Por mínima que seja, sempre existe uma rotina – verificar o estoque, realizar reuniões, marcar x visitas a clientes por dia, preparar relatórios de performance, checklist de verificação dos serviços em produção (TI) e assim por diante.
Além disso, geralmente as pessoas já definem a hora de acordar, se vão ou não tomar café da manhã em casa, se vão de carro ou de transporte público.
Também definem que horas vão sair de casa (se for de transporte público tem que calcular o tempo que leva para ir andando até o ponto de embarque) e a hora do almoço.
E, com certeza, todos planejam a hora de sair do trabalho (quando tem hora para isso, em muitos casos as pessoas trabalham mais do que o combinado), hora de pegar o carro ou o transporte público para ir para casa e, finalmente, a hora de chegar em casa. Não é assim?
Exemplo de rotina de um consultor
- Fulano de tal, que presta serviço como Líder de Projeto de uma grande empresa, acorda todo dia às 05h00 da manhã. Arruma o cantinho do cachorro (onde ele faz suas necessidades), troca a água e coloca comida nova para ele (o cachorro);
- Depois, toma seu banho e se arruma para sair, pois tem que pegar o transporte coletivo (Van) às 05h40 da manhã;
- Ele, então, chega ao trabalho por volta de 6h20 todos os dias, de segunda à sexta e, depois de deixar a mochila no escritório, sai para tomar seu café da manhã (não dá tempo de fazer isso em casa);
- Ao voltar do café da manhã ele verifica os seus emails, lê as principais notícias, responde o que puder responder e checa as pendências do dia anterior. Então, ele faz um planejamento do que precisa fazer naquele dia;
- Quando sua equipe começa a chegar ele vai conversando com cada um para ver o que aconteceu no final do dia anterior, pois como ele chega cedo ele sai cedo também (em torno de 16h20) é necessário saber como foi o término do expediente passado;
- Ele continua as suas atividades até perto da hora do almoço – 12h00, quando para o que está fazendo para combinar onde vai almoçar (no seu restaurante favorito?) e quem vai almoçar com ele;
- Fulano de tal retorna do almoço (ele tem hora de almoço), lê as notícias principais, conversa novamente com a sua equipe e executa suas atividades até às 16h00, quando para tudo e se prepara para sair;
- Ele vai então até o ponto de embarque da Van e +- 1 hora depois ele está em casa. Então, por volta de 17h45 ele sai e vai esperar o retorno dos filhos da escola (na parte da manhã a esposa leva os filhos à escola, e na parte da tarde ele que os espera);
- Seus filhos vão tomar banho, depois ele coloca o jantar para eles e espera sua esposa chegar. Assiste tv, conversam e ele vai dormir, pois tem que acordar no dia seguinte às 05h00 novamente…
Como você reparou, esse é um exemplo de rotina, claro que bem simplificado, de um dia de trabalho do Fulano de Tal.
E você sabe quem é o Fulano de Tal?
Sou eu. 🙂
Isso mesmo, nos últimos anos de trabalho eu acordava às 5h00 da manhã todos os dias… Como existem várias tarefas a serem executadas, é natural que seja criada uma rotina.
E quando vira empreendedor?
Porém, quando eu abri o meu empreendimento (a micro-agência de Marketing Digital) , e acredito que todos tenham passado por isso, eu fiquei um pouco perdido…
Oba! Estou em casa! Mais tempo para a família! Mais tempo de lazer! E aquela cochilada básica depois do almoço? 🙂 Vou conseguir “tirar o atraso” das séries que eu adoro!
Bem, você pode não ter pensado exatamente assim, mas acredito que algumas dessas “benesses” passaram pela sua cabeça…
Quando trabalhamos em casa temos muitas distrações, e as pequenas distrações são os maiores vilões da produtividade. Veja aqui um vídeo que gravei sobre isso.
Por isso temos que criar uma rotina de trabalho, para que não sejamos vítima da procrastinação e da falsa sensação de trabalho.
É claro que todos queremos ter mais tempo livre, mais tempo com nossa família, mais tempo para o lazer, mas engana-se quem acha que vai conseguir isso somente virando um empreendedor, virando o seu chefe.
Pelo contrário., Muito pelo contrário.
No início de qualquer empreendimento temos que trabalhar muito mais, principalmente se for do tipo “Euquipe”, ou seja, a equipe de um homem só. Temos que ter o controle dos clientes, prospectar clientes, fazer o marketing, contas a pagar, contas a receber, logística, desenvolvimento do produto ou serviço etc…
Construindo a sua rotina de trabalho
Então, concorda que é preciso construir uma rotina de trabalho muito bem definida para dar conta de tanta coisa? A primeira coisa que você precisa é de uma agenda.
1 – Agenda
Se você não tem uma agenda, é necessário com urgência comprar uma (se for física) ou escolher um software para isso. Eu uso a agenda do Google e a acho ótima – é integrado com o email (o meu email contato@andrelobo.net.br é hospedado no Google) e tem versões para Desktop, Web, Tablets e celulares.
Mas fique à vontade para escolher uma que supra as suas necessidades.
Agora que você escolheu sua agenda, seja física ou virtual, você precisa criar o hábito de anotar tudo, mas todos os seus compromisso na sua agenda.
Uma das piores coisas que você pode fazer é perder compromissos por “esquecimento”, ou marcar um compromisso no mesmo dia e horário de outra atividade importante. Isso é péssimo para a sua imagem como empreendedor.
Tenha sempre a sua agenda a mão. Se for virtual, prepare-a no seu celular, computador, notebook, tablet etc. Se for física, sempre a leve com você. Esse tipo de organização vai te ajudar muito, além de passar uma visão de cuidado e organização ímpar para o seu cliente / parceiro de negócios.
2 – Definir os dias e horários de trabalho
Parece besteira, mas definir quando você vai trabalhar e quando você não vai trabalhar pode salvar o seu casamento / relacionamento e o seu empreendimento.Não existe pior coisa do que você falar sempre que está trabalhando, e não ter tempo para nada. É fundamental que você tenha tempo para estar com seus familiares, filhos, amigos, etc. Mesmo que um curto espaço de tempo por semana ou por mês.
Então defina que dias você vai trabalhar e o horário de início e de fim. Com essa informação você poderá planejar os seus blocos de tempo (item 4).
Ex.:
Segunda-feira 08h00 às 12h00 - 1 hora de almoço - 13h00 às 19h00 Terça-feira 08h00 às 12h00 - 1 hora de almoço - 13h00 às 19h00 Quarta-feira 08h00 às 12h00 - 1 hora de almoço - 13h00 às 19h00 Quinta-feira 08h00 às 12h00 - 1 hora de almoço - 13h00 às 19h00 Sexta-feira 08h00 às 12h00 - 1 hora de almoço - 13h00 às 19h00 Sábado 08h00 às 12h00 - 1 hora de almoço - 13h00 às 19h00 Domingo Descanso
É importante que seus familiares, clientes, fornecedores ou parceiros de negócio saibam do seu horário de trabalho.
3 – Lista de tarefas com priorização
Você sabe todo o trabalho que você precisa fazer de hoje em diante? Com prioridade? Separado por categoria ou macro atividades (Ex.: Contas a pagar, Contas a receber, Marketing Digital, Prospecção etc). Se você tiver parabéns! Mas infelizmente não é feito por boa parte dos empreendedores.
Se você não sabe o que precisa fazer, você estará “apagando incêndios” toda hora.
“Ixi, hoje tenho que gerar as notas fiscais. Poxa, mas também tenho que enviar aquele email importante para o cliente x”. Opa, isso era ontem. 🙁 Perdi o prazo de novo…”
É assim que você quer empreender? Ter sucesso? Chegar ao final do dia e ter a sensação de que não fez nada?
Se não for, é preciso que você crie uma lista de atividades pelo menos para a semana e, depois, dividir por dia. Ah, e não esquecer de colocar as datas de entrega na agenda, até para que você “bloqueie” aquele período do dia…
4 – Defina blocos de tempo
Esse é um conceito muito interessante. Já ouviu falar? Vou somente te explicar resumidamente o que é, pois só isso já vai te ajudar muito. Caso contrário eu precisaria de um artigo inteiro só falando nisso. 🙂
A ideia básica do bloco de tempo é te fazer em focar em uma atividade por vez. Não tem como você fazer duas coisas ao mesmo tempo. Não tem mesmo. Pode até parecer que sim, mas não é possível.
Então basicamente você vai definir na sua agenda certos blocos de tempo, que já fazemos no dia a dia e nem percebemos. Um exemplo – domingo pela manhã está “reservado” para ir à Igreja. Ou domingo pela manhã e à tarde está reservado para fazer a comida da semana. Só que você vai fazer isso em dias e horários específicos para se organizar melhor.
Ex.:
Todos os dias - 08h00 às 08h30 - Ler as notícias mais importantes Todos os dias - 08h30 às 09h30 - Ler e responder emails Sábado - 09h00 às 11h00 - Definir as atividades da semana seguinte. Sábado - 13h00 às 14h00 - Agendar posts nas redes sociais da próxima semana.
É fundamental que os bloco de tempo estejam na sua agenda, para que você bloqueie e não marque nenhum compromisso nesses horários. O uso dos blocos de tempo te dá organização e rotina, além de flexibilidade.
Caso contrário, ficar pensando a todo o momento o que é preciso fazer vai minar as suas energias, te causar stress e, como certeza, você esquecerá de tarefas importantes.
5 – Metas
As metas não são específicas para você criar uma rotina de trabalho, mas você precisa criar a sua rotina de trabalho para realizar as suas metas, acompanhá-las e revisá-las, além de criar metas novas. Elas devem nortear o seu trabalho, a sua rotina, além claro das atividades de gestão do seu empreendimento.
“Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve.”
Lewis Carroll
6 – Processo de revisão semanal
O processo de revisão semanal faz parte do método GTD, do David Allen. Nada adianta definir as atividades que precisam ser feitas se as mesmas não são revisadas. Você precisa criar o hábito de analisar o que você está fazendo, ter certeza de que está no controle do seu empreendimento, e não ao sabor do vento.
Você precisa sempre rever a sua rotina, lista de atividades, os seus blocos de tempo, as suas metas, se o trabalho que está sendo feito está de acordo com a sua Missão e Visão.
Para isso, sugiro que você faça uma revisão semanal, e é preciso separar um espaço na sua agenda para fazer isso. Com esse processo você vai saber exatamente o que você precisa fazer para tocar o seu empreendimento, e também os ajustes que precisam ser feitos na sua rotina de trabalho.
Espero que você tenha gostado deste artigo. Espero que eu tenha te ajudado a se organizar melhor, Construir a Sua Rotina de Trabalho e ser mais produtivo. 🙂
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